Conditions générales

Dernière mise à jour : 19 avril 2026

1. Identification du prestataire

2. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre Soft Office SRL (ci-après « SoftOffice » ou « le prestataire ») et ses clients (ci-après « le Client »), qu'il s'agisse de particuliers ou de professionnels, dans le cadre de :

• services de réparation et de maintenance de matériel informatique ;
• vente de matériel informatique, de pièces détachées et d'accessoires ;
• services d'assistance à distance et d'interventions sur site.

Toute commande, demande de devis ou dépôt de matériel implique l'acceptation pleine et entière des présentes CG par le Client. Toute condition contraire émanant du Client est inopposable à SoftOffice, sauf acceptation écrite préalable.

3. Devis et commandes

Tout devis établi par SoftOffice est valable 30 jours à compter de sa date d'émission, sauf mention contraire. Le devis devient contractuel dès son acceptation écrite (y compris par email) par le Client.

Pour les réparations, un diagnostic préalable peut être réalisé. Les frais de diagnostic éventuels sont communiqués au Client avant l'intervention et sont déduits du montant final en cas d'acceptation du devis de réparation.

Si le Client refuse le devis après diagnostic, seuls les frais de diagnostic (le cas échéant) seront facturés.

4. Services de réparation

4.1 Dépôt du matériel

Le Client dépose son matériel dans les locaux de SoftOffice. Un bon de dépôt lui est remis, précisant la nature du matériel, la panne déclarée et les accessoires remis.

Il incombe au Client d'effectuer une sauvegarde complète de ses données avant le dépôt. SoftOffice ne peut en aucun cas être tenu responsable de la perte éventuelle de données survenue durant ou après la réparation (voir article 11).

4.2 Matériel hors réparation

Si le matériel s'avère irréparable ou si le coût de la réparation est jugé disproportionné, SoftOffice en informe le Client. Dans ce cas, seuls les frais de diagnostic éventuels sont dus.

4.3 Pièces remplacées

Les pièces défectueuses remplacées lors d'une réparation restent à la disposition du Client pendant 15 jours après la restitution du matériel. Passé ce délai, elles sont recyclées conformément à la réglementation en vigueur.

5. Vente de matériel et pièces

Les produits vendus par SoftOffice sont décrits avec le plus grand soin. Toutefois, les photographies et descriptifs n'ont qu'une valeur indicative. SoftOffice se réserve le droit de modifier à tout moment la gamme et les caractéristiques de ses produits.

La disponibilité des produits est indiquée lors de la commande. En cas d'indisponibilité après commande, le Client est informé dans les meilleurs délais et peut opter pour un remboursement intégral ou un produit de remplacement.

Transfert de propriété : les produits vendus demeurent la propriété de SoftOffice jusqu'au paiement intégral du prix. Le transfert des risques intervient toutefois dès la remise du bien au Client.

6. Services à distance et sur site

6.1 Assistance à distance

SoftOffice peut proposer des prestations d'assistance à distance (via un logiciel de prise en main sécurisé). Le Client autorise expressément SoftOffice à accéder à son appareil pour la durée strictement nécessaire à l'intervention. La session est interrompue dès la fin de celle-ci.

6.2 Interventions sur site

Des déplacements sur site (domicile ou entreprise du Client) peuvent être proposés dans la région de Bruxelles. Les frais de déplacement sont précisés dans le devis. Le Client s'engage à fournir un accès normal au matériel et, le cas échéant, à toute information utile à l'intervention.

7. Prix et paiement

Les prix sont exprimés en euros (€). Pour les particuliers, les prix sont affichés TVA comprise (21 %). Pour les professionnels, les prix peuvent être communiqués hors TVA.

Modalités de paiement : le paiement s'effectue comptant à la restitution du matériel ou à la livraison, par espèces, carte bancaire ou virement, sauf convention écrite contraire.

Pour les clients professionnels, sauf accord spécifique, les factures sont payables à 30 jours date de facture. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, et sans mise en demeure préalable, l'application d'intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales (loi du 2 août 2002), ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € conformément à la même loi.

8. Délais d'intervention

Les délais annoncés par SoftOffice sont donnés à titre indicatif. SoftOffice s'efforce de les respecter mais ne peut être tenu responsable en cas de retard dû à la disponibilité de pièces détachées, à la complexité du diagnostic ou à tout autre événement indépendant de sa volonté.

En aucun cas un retard ne peut donner lieu à l'annulation de la commande ou au versement de dommages et intérêts, sauf faute lourde démontrée de SoftOffice.

9. Garanties

9.1 Garantie légale de conformité

Conformément aux articles 1649bis et suivants du Code civil belge et à la directive européenne 2019/771, les Clients particuliers bénéficient d'une garantie légale de conformité de 2 ans sur les biens neufs vendus. Cette garantie couvre les défauts de conformité existant au moment de la livraison.

Pour les biens d'occasion, la durée de la garantie légale peut être réduite à 1 an par convention écrite préalable.

9.2 Garantie commerciale sur les réparations

Cette garantie commerciale couvre :

• les défauts de fonctionnement liés directement à l'intervention réalisée ;
• la défaillance d'une pièce remplacée dans le cadre de la réparation.

Elle ne couvre pas :

• les dommages résultant d'une mauvaise utilisation, d'un choc, d'une chute, d'un liquide ou d'une surtension ;
• les pannes survenues sur une autre pièce ou un autre composant que celui ayant fait l'objet de la réparation ;
• les logiciels, virus, pertes de données ou tout problème lié au système d'exploitation ;
• l'usure normale du matériel ;
• les interventions réalisées par un tiers sur le matériel après la réparation.

La garantie commerciale est complémentaire et ne porte en aucun cas atteinte aux droits conférés par la garantie légale.

9.3 Garantie constructeur

Les produits neufs vendus peuvent également bénéficier d'une garantie constructeur, dont les conditions sont propres à chaque fabricant et sont communiquées au Client lors de l'achat.

10. Données et confidentialité

Dans le cadre des services de réparation, SoftOffice peut être amené à accéder au contenu du matériel confié par le Client. Le personnel de SoftOffice est tenu à une stricte obligation de confidentialité et n'accède aux données qu'à l'unique fin de réaliser la prestation demandée.

Le Client reste seul responsable du contenu stocké sur son matériel. Le traitement des données personnelles est détaillé dans notre Politique de confidentialité.

11. Responsabilité

SoftOffice s'engage à exécuter ses prestations avec toute la diligence et le professionnalisme requis. Sa responsabilité est toutefois limitée aux obligations explicitement prévues dans les présentes CG.

11.1 Données du Client

Il est de la responsabilité exclusive du Client d'effectuer une sauvegarde complète de ses données avant toute intervention. SoftOffice ne peut être tenu responsable de la perte, altération ou corruption de données survenue avant, pendant ou après la réparation, sauf en cas de faute lourde démontrée.

Un service de sauvegarde préalable peut être proposé sur demande et fait l'objet d'une facturation distincte.

11.2 Limitation générale

En tout état de cause, la responsabilité totale de SoftOffice au titre d'une prestation ne pourra excéder le montant effectivement payé par le Client pour la prestation concernée. SoftOffice ne sera en aucun cas responsable des dommages indirects tels que perte de profits, perte d'exploitation, perte de clientèle ou dommages immatériels.

12. Force majeure

SoftOffice ne peut être tenu responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution d'une obligation résultant d'un cas de force majeure, tel que défini par le droit belge (notamment : catastrophes naturelles, incendies, inondations, grèves, pandémies, interruptions de réseau, défaillances de fournisseurs, etc.).

13. Abandon de matériel

Le Client dispose d'un délai de 90 jours à compter de la notification de fin de réparation (ou de l'avis d'irréparabilité) pour récupérer son matériel. Passé ce délai, le matériel sera considéré comme abandonné.

SoftOffice se réserve alors le droit, après envoi d'une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, de disposer du matériel (recyclage, destruction ou revente en compensation des frais engagés), conformément aux dispositions du Code civil belge relatives aux biens abandonnés.

14. Droit de rétractation

Conformément au Code de droit économique belge (Livre VI), le Client consommateur ayant conclu un contrat à distance ou hors établissement dispose d'un délai de 14 jours pour se rétracter, sans avoir à se justifier.

Exceptions : le droit de rétractation ne peut être exercé pour :

• les services entièrement exécutés, avec l'accord préalable du Client et renonciation expresse à son droit de rétractation ;
• les biens confectionnés selon les spécifications du Client ou nettement personnalisés ;
• les biens scellés qui ne peuvent être renvoyés pour des raisons de protection de la santé ou d'hygiène et qui ont été descellés après la livraison ;
• les enregistrements audio ou vidéo scellés ou logiciels descellés après la livraison.

Pour exercer le droit de rétractation, le Client doit notifier sa décision par une déclaration dénuée d'ambiguïté (email à info@softoffice.be ou courrier postal).

15. Litiges et droit applicable

Les présentes CG sont soumises au droit belge.

En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable avant toute action judiciaire. Le Client consommateur peut également recourir à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges : ec.europa.eu/consumers/odr, ou contacter le Service de Médiation pour le Consommateur (Belgique) : mediationconsommateur.be.

À défaut d'accord amiable, tout litige relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, sous réserve des dispositions impératives protégeant le consommateur.